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El método ninja para gestionar el correo

¿Cómo desarrollar el arte de que las prisas en el correo de los demás te importen una mierda?

La tecnología se ha convertido en un arma de doble filo. Por un lado nos ha permitido comunicarnos los unos con los otros desde cualquier lugar. Podemos enviar un correo desde cualquier parte del mundo. Desde una playa en Indonesia, hasta mientras estás en un avión (siempre y cuando este disponga de conexión a internet). Incluso puedes contestar correos mientras estás cagando, yo lo hago, así puedo descargar mi frustración de una manera más literal. Por otro lado, el hecho contestar, se ha convertido en una obligación. Pues el no hacerlo de manera inmediata, para muchos, se ha convertido en una ofensa o en una falta de respeto y a menudo el remitente se convierte en un grano en el culo que no para de molestar.

En mi experiencia profesional he llegado a recibir una media de 50 correos diarios. Algunos días incluso más. Algunos eran informativos, otros requerían que ejecutara una acción y muchos en los que estaba en copia y no requerían ni la más mínima atención por mi parte, pero aún así ahí estaban, y no hay nada que me moleste más que tener la bandeja de entrada hasta los topes.

¿Cuál es el problema? Que cada vez que abrimos el correo estamos interrumpiendo aquello que hacíamos solo por el hecho de que “debes contestar”. Y la bandeja de entrada se convierte en una fuente inagotable de pérdida de tiempo. Vamos que tu productividad se va literalmente a la mierda.

Cuanto trabajas con clientes y proveedores, todo el mundo cree que sus peticiones e informaciones son “urgentes”. Piensan que si no contestas al momento, su mundo se va a venir abajo y que la raza humana se extinguirá. No solo eso, si no que la mayoría de las veces te están pidiendo algo en un timing que es totalmente imposible. Y peor aún, algunos te llaman a los 5 minutos si no les has contestado, cuando en la mayoría de los casos todo puede esperar. Por ello debes aprender el arte de que las prisas de los demás te importen una mierda.

La primera regla es sencilla, asignar uno o dos momentos del día para leer y contestar correos. Esto te permitirá que el resto de la jornada sea productiva y sin interrupciones. Yo por ejemplo leo correos a primera hora de la mañana, por si durante el día tengo que ejecutar algo y a última hora a fin de preparar el día siguiente. Esto me permite ser el dueño y señor de mi tiempo, y organizar mi día como a mi me de la gana, impidiendo que los malgastadores de tiempo se apoderen de él.

La segunda regla es educar a esas personas que te envían correos a tener paciencia y esperar. En la mayoría de los casos directamente paso de ellos hasta mi hora del mail, pero en el caso de que insistan, utilizo los consejos que Tim Ferris enseña en su libro La jornada laboral de 4 horas.

El primero consejo es utilizar el poder del no. A Frases como ¿Tienes un minutito? ¿Puedes ayudarme con X? Oye, muy rápido, la respuesta es No. No hay que inventarse mentiras complicadas o te pedirán que rindas cuentas. Una respuesta sencilla sería: Lo siento, ahora no puedo, estoy hasta arriba. Servirá para todo.

El segundo consejo es una estrategia más agresiva e igual tu jefe se cabrea, pero en la medida de lo posible te invito a utilizarla en aquellos días donde se te acumula el trabajo encima de la mesa. Es muy sencilla y considero que es uno de los mejores inventos de la humanidad, la respuesta automática del correo electrónico. Voy a transcribir el ejemplo que Tim Ferris utiliza en su libro la semana laboral de 4 horas:

Hola,

Debido al gran volumen de trabajo que tengo actualmente, estoy contestando al correo dos veces al día, a las 10 de la mañana y a las 16 de la tarde.

Si necesitas hablar conmigo con urgencia (por favor valora si es realmente urgente) y no puedes esperar hasta las 10 o las 16, no dudes en llamarme al móvil 66x xxx xxx

Gracias por comprender este cambio, con el que busco ser más eficiente y más eficaz. Así podré atenderte mejor.

Un cordial Saludo,

[Tu nombre]

Te aseguro que estas reglas funcionan, y si no lo hacen, cambia de trabajo o vende la empresa, perder el tiempo con la bandeja de entrada del correo es el equivalente a suicidarse.

PD: si te interesan más lecciones como esta, Tim Ferris en su libro tiene consejos que cambiarán tu vida.

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