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El sistema de productividad que salva vidas

¿No te preguntas cada día como aumentar tu productividad? Vivimos en una sociedad donde ser una persona multitarea se ha convertido en una obligación. Cada día nos enfrentamos a una lista interminable de cosas que hacer y nuestros cerebros sufren un colapso por la cantidad de información a los que los sometemos. No solo por lo que tenemos que hacer, sino por el esfuerzo cognitivo que implica recordarlo todo. De ahí la importancia de sacar de nuestra cabeza toda esa información para destinar todos los recursos de nuestra mente a ejecutar y no a pensar. Por ello es importante crear un segundo cerebro para aumentar nuestra productividad.

Aunque esto pueda parecerte una novedad para la mejora de la productividad en realidad hace muchas décadas que se usa. Cuando los astronautas viajaron por primera vez a la luna se enfrentaban a algo para lo que no existía experiencia alguna. Elaboraron un checklist con cientos de tareas a realizar para el éxito de la misión y sobre todo para no morir. Los pilotos de aviones tienen también un checklist de tareas para comprobar que todo funciona correctamente en el avión. Es lógico, tienen decenas de vidas en juego.

Si alguien merece reconocimiento por el sistema de checklist es el doctor Adul Gawande. Es el autor del libro The Checklist Manifesto. La idea surge cuando la OMS le pidió ayuda para reducir el número de muertes en quirófano. Su solución, un checklist de 19 tareas para resolver en 2 minutos antes de clavarle el bisturí al paciente. Este sistema fue implementado en 8 hospitales de todo el mundo desde Tanzania a Seatle. Los resultados fueron espectaculares. Una reducción del 47% de las muertes en quirófano. ¿Ves la capacidad de impacto de una simple lista de tareas en la productividad?

Y ahora pensarás, ok esto está muy bien para operar a corazón abierto y para pilotar aviones, pero ¿cómo puede ayudarme a mi que soy una persona corriente? Voy a darte la respuesta. La mente tiene capacidad suficiente para recordar cosas pero es una oficina desorganizada. Es un mal lugar para guardar cosas que constantemente tienes que recordar. Creando un checklist progresivamente irás viendo como seleccionas las cosas más importantes que tienes que hacer y desechando las que no son necesarias.

Voy ponerte un ejemplo de como elaboro procesos con mi equipo de trabajo. Lo primero es observar el proceso, ver como se desarrollan cada una de las tareas que implica ese proceso y apuntar cada uno de los pasos que se siguen. Una vez lo tenemos ejecutamos el proceso y observamos donde falla. Cuando nos hemos dado cuenta de los errores que hacen que perdamos tiempo y dinero, re-definimos el proceso y volvemos a redactar los pasos y así en repetición hasta que encontramos el proceso perfecto o al menos el más adecuado. Una vez lo tenemos lo compartimos y enseñamos al resto del equipo. De esta forma, en el caso de que incorporemos una persona nueva al equipo solo tenemos que enseñarle a seguir el checklist, así reducimos la curva de formación y nosotros nos olvidamos de pensar.

Puedes hacer checklists para todo, para qué llevar cuando viajas, para una receta de cocina, o para las cosas que te gustaría hacer durante el día. A medida que vas adaptando este hábito tu cerebro se centra solo en ejecutar, obteniendo así una eficacia de alto rendimiento con la que cada día verás como eres capaz de hacer más y más cosas sin cometer errores, ya que no estarás pensando en otras cosas, esa es la clave de la productividad.

Para acabar te regalo un checklist para tomar decisiones del día a día:

  • ¿Eso despierta en mi un interés fuera de lo normal?
  • ¿Lo haría sin importar el dinero?
  • ¿Qué tengo que dejar de hacer para hacer esto?
  • ¿Como contribuirá más allá de mí mismo ?
  • ¿Creceré como persona?
  • ¿Me arrepentiré de no hacerlo?
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