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Personas multitarea: el mayor error de las empresas

Ser multitarea equivale a multicagarla

El mundo laboral ha evolucionado. La era industrial donde cada trabajador era un engranaje de una maquinaria perfecta ha acabado. ¿Esto es una ventaja o una desventaja? Es discutible. Antes, cuando una pieza de la maquinaria no cumplía con su función, simplemente se sustituía por otra. Es decir, se despedía un trabajador y se contrataba otro. Ahora las cosas han cambiado. Las empresas, en una profunda obsesión por abaratar costes, han hecho que la mayoría de trabajadores sean personas multitarea. Es decir, no tienen una función concreta, si no un cúmulo de funciones concretas, las cuales, siempre son prioritarias.

¿Qué significa prioritario?

La palabra prioridad ha evolucionado y no siempre ha significado lo que significa hoy. En sus orígenes, alrededor del siglo XV, la palabra prioridad significaba “lo primero a lo anterior.” Es decir, lo más importante sobre todas las cosas.

Ya en el siglo XX, se pluralizó el término y se empezó ha hablar de prioridades. Esto es un poco absurdo, ya que cambiando una palabra no podemos multiplicar la realidad. Pero de alguna manera, ahora tenemos múltiples “primeras cosas”.

Este es uno de los grandes problemas de las empresas, pues intentan hacer esto de una forma rutinaria. A día de hoy, tenemos prioridad 1, prioridad 2, prioridad 3 etc…. Es decir, todo es una prioridad, pero la realidad es, que si lo analizas en frío, al tener múltiples prioridades, nada es prioritario.

Las personas multitarea son un mito

Hoy en día se utilizan las palabras personas multitarea algo así como una medallita que ejemplifica lo buenos trabajadores que somos. Como si estar muy ocupado en mil cosas, fuera mejor que lograr la excelencia en una sola.

El origen de la palabra multitarea apareció por primera vez en 1965 en un informe de IBM, hablando de las capacidades de su último ordenador. ¿Somos las personas un ordenador? Para nada.

¿Somos capaces de hacer dos cosas al mismo tiempo? Por supuesto, se puede escuchar música mientras cocinas. O incluso puedes hablar por teléfono mientras doblas los calcetines. Lo que es imposible, es concentrarse en dos cosas a la vez. Físicamente, nuestro cerebro no puede, es imposible. Pues, la multitarea, obliga a tu mente a alternar rápidamente de una cosa a otra perdiendo toda la concentración en cualquiera de ellas.

Los seres humanos no pueden pasar de una tarea a la otra sin más. El cerebro humano, no puede pasar de un trabajo a otro sin problemas, es físicamente imposible. La multitarea, al igual que un ordenador con 20 pestañas abiertas en el navegador, te obliga a pagar un precio mental cada vez que estás a mil cosas, y las vas interrumpiendo simultáneamente. En términos de psicología esto se llama coste de cambio. Algo así como consumir RAM. El problema es que el cerebro humano no es un ordenador.

¿Qué es el coste de cambio en las personas multitarea?

El coste de cambio es una interrupción. Un parón en la productividad del individuo que se produce cuando cambia su atención de una tarea a la otra. Cuanto más grande sea la cantidad de trabajo multitarea, menor será la calidad del trabajo y viceversa. Pongamos un ejemplo:

Un estudio realizado en 2003, reveló que el trabajador medio revisa su correo de media una vez cada cinco minutos. No hay nada peor que tener una bandeja de entrada saturada, lo sé. Pero en promedio, una vez chequeado que no tenemos nuevos emails, se necesita alrededor de 1 minuto para volver a la tarea que estabas haciendo después de revisar al correo.

Si a eso le sumas el CRM, el whatsapp, el slack y el millón de herramientas sobre “productividad” que están de moda ahora en las empresas, tienes un cóctel molotov muy peligroso contra la productividad de los trabajadores, y, por supuesto, los resultados de la empresa. Por lo tanto, tener muchas personas multitarea en tu empresa, puede resultar contraproducente.

Para decirlo de manera simple, solo debido al correo electrónico, perdemos uno de cada seis minutos de nuestra jornada laboral. Si quieres vencer al monstruo del correo electrónico, te recomiendo nuestro artículo: El método ninja para gestionar el correo.

Un día una prioridad

Hacer muchas cosas no garantiza mejores resultados. Lo que garantiza mejores resultados es hacer mejores cosas. Es decir, hacer una cosa de manera excelente, genera mejores resultados. Pero para conseguirlo, necesitas concentración y coherencia.

Jake Knapp en su libro Make time: Cómo enfocarte en lo que importa cada día, nos dice que debemos establecer nuestro Highlight del día. Es decir, nuestro gran objetivo del día o nuestra gran tarea del día. Esto no quiere decir que no puedas hacer otras cosas, pero esa única tarea prioritaria del día debe completarse, y no es negociable no hacerlo.

Saber establecer tu Highlight o prioridad del día, es lo que guiará tu comportamiento, obligándote a organizar tu jornada laboral o tu día en torno a esa prioridad. Esa prioridad es el pilar de tu día, y mantiene a ralla el resto de tareas que tienes que completar. Si tu día se vuelve una locura, o tu jefe se vuelve loco, no hay discusión posible. Tú ya has decidido que es urgente y qué es importante para ti hoy.

Estar siempre ocupado no te hace mejor

Una de los dogmas de las personas multitarea es que siempre tienen que estar ocupadas. El problema es que hemos caído en la falsa creencia que el exceso de trabajo y hacer muchas horas extra demuestra que nos implicamos más en las empresas.

Lo malo, es que en la mayoría de los casos, el hacer horas extra, solo se da por dos motivos. El primero, es que estás haciendo tantas cosas, que hace imposible que las completes en tu jornada laboral. Y por ello haces horas extra. El segundo, que la empresa no tiene control sobre su infraestructura, y la proporción trabajo-empleados no es equitativa.

Ahora bien, si quieres seguir siendo el típico lame-culos que renuncia a su propia vida para hacer feliz a su jefe, adelante, es tu elección. Pero, a menudo pienso que trabajar 8 horas es un invento absurdo. Hay personas que pueden cumplir sus tareas en menos tiempo y no necesariamente tienen que estar el resto del tiempo calentando la silla solo porque el horario laboral lo exige.

Estar muy ocupado, no quiere decir que estés haciendo algo importante. Tampoco te convierte en una persona importante en la empresa. Eres un pringado que chupa horas como un loco a cambio de un sueldo. Y en la mayoría de los casos, esas horas no se pagan. Por lo que, si no tienes un incentivo, pregúntate ¿Por qué las haces?

La clave de la productividad es aprender a decir no a las distracciones

Las personas multitarea piensan que estar ocupadas da sentido a su existencia. Pero, estar ocupado no da sentido a tu vida. Hay muchas cosas ahí fuera que sí pueden dártelo. Darle sentido a tu vida, quiere decir que estás aportando algún tipo de valor al mundo. Y que, además, eres feliz haciéndolo.

Si te paras a pensarlo, las personas que son unos cracks en lo suyo, tienen algo en común. Dicen que no a cualquier distracción que interfiera en su trabajo y se concentran en su única prioridad.

Si aprendes a decir que no a las distracciones que se te presentan, y te comprometes con tu objetivo, tu productividad se incrementará de manera notable. Pero si por el contrario, estás a mil cosas, y no te comprometes con nada, todo te distraerá.

El mayor error de las empresas es tener mediocres del todo y excelentes en nada.

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